Datenverarbeitungserklärung

1. Einführung

Electronic COC verarbeitet Informationen nur zur Unterstützung vereinbarter operativer eCoC-Workflows, des Plattformzugangs, des Kundensupports, der Sicherheit, der Leistungserbringung und der zugehörigen Geschäftsadministration. Diese Erklärung beschreibt die allgemeine Verarbeitungsposition für operative Daten innerhalb der Plattform.

2. Umfang der Datenverarbeitung

Die Plattform kann Informationen verarbeiten, die für eCoC-Vorbereitung und Workflow-Koordination erforderlich sind. Der genaue Umfang hängt von der Kundenkonfiguration, den Integrationen und dem vereinbarten operativen Anwendungsfall ab.

• Konto- und Benutzerinformationen
• Fahrzeuginformationen und Genehmigungsreferenzen
• eCoC-bezogene Informationen, XML-Dateien und VECTO-Dateien
• Operative Workflow-Daten und hochgeladene Dokumente
• Integrationsbezogene Informationen aus ERP-Systemen, API-Verbindungen oder anderen vom Kunden freigegebenen Quellen

3. Verarbeitungsgrundsätze

Electronic COC wendet wirtschaftlich angemessene Verarbeitungspraktiken an, die sich an Rechtmäßigkeit, Fairness, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Integrität und Vertraulichkeit orientieren. Die Verarbeitung soll auf die Zwecke beschränkt bleiben, die zur Bereitstellung und Absicherung der Plattform und der zugehörigen Services erforderlich sind.

4. Datenhoheit des Kunden

Operative Kundendaten bleiben im Eigentum und unter Kontrolle des Kunden oder der rechtlich verantwortlichen Partei. Electronic COC beansprucht kein Eigentum an operativen Kundendaten und erhält nur die beschränkten Rechte, die für Bereitstellung, Absicherung, Wartung und Support der Services erforderlich sind.

5. Vertraulichkeitsverpflichtung

Fahrzeugbezogene Informationen, Genehmigungsinformationen, technische Informationen, operative Workflow-Informationen und hochgeladene Dokumente werden als vertrauliche Kundeninformationen behandelt. Der Zugriff soll nach Need-to-know-Grundsätzen und rollenbasierten operativen Kontrollen erfolgen.

6. Sicherheitsmaßnahmen

Electronic COC setzt dem Plattformkontext angemessene Sicherheits- und Betriebsschutzmaßnahmen ein. Dazu können Zugriffskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen, Monitoring, sichere Betriebspraktiken und kontrollierte Änderungsverfahren gehören. Diese Seite beschreibt keine Infrastrukturarchitektur im Detail.

7. Dienste Dritter

Kunden-Workflows können Drittanbieter-Systeme oder Anbieter wie EUCARIS, NAP-Umgebungen, eIDAS-Anbieter, ERP-Systeme, API-Integrationen, Infrastrukturanbieter oder andere vom Kunden ausgewählte Werkzeuge einbeziehen. Electronic COC ist nur für die eigenen Services und vereinbarten Verarbeitungstätigkeiten verantwortlich, nicht für unabhängige Drittsysteme oder deren Entscheidungen.

8. Internationale Übermittlungen

Anforderungen an internationale Übermittlungen sollten, soweit relevant, im jeweiligen Datenverarbeitungsvertrag, Auftragsformular oder in kundenspezifischer Dokumentation festgelegt werden. Falls erforderlich, sollten geeignete Übermittlungsmechanismen oder vertragliche Schutzmaßnahmen vor Beginn der produktiven Verarbeitung dokumentiert werden.

9. Grundsätze zur Aufbewahrung

Operative Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den vereinbarten Service, gesetzliche Pflichten, Sicherheit, Nachvollziehbarkeit, Support, Kontinuität oder Kundenanweisungen angemessen erforderlich ist. Konkrete Aufbewahrungsfristen sollten bei Bedarf in unterzeichneten Vereinbarungen oder operativen Anweisungen festgelegt werden.

10. Verantwortlichkeiten des Kunden

Kunden bleiben verantwortlich für hochgeladene Informationen, deren Richtigkeit, rechtmäßige Verarbeitungsbefugnisse, regulatorische Pflichten und interne Benutzerautorisierung. Electronic COC prüft nicht eigenständig regulatorische Korrektheit, Gültigkeit von Genehmigungen, XML-Korrektheit, Richtigkeit importierter VECTO-Daten oder Genauigkeit hochgeladener Dokumente.

11. Zusammenarbeit bei regulatorischen Anfragen

Soweit rechtlich erforderlich und wirtschaftlich angemessen, kann Electronic COC Kooperationsanfragen des Kunden zu Datenverarbeitung, Sicherheit oder operativen Aufzeichnungen unterstützen. Umfang, Zeitpunkt und Format hängen von der anwendbaren Vereinbarung, Rechtsgrundlage, Art der Anfrage und technischen Machbarkeit ab.

12. Umgang mit Vorfällen

Mögliche Sicherheits- oder Datenvorfälle werden nach Art, Umfang und Auswirkung bewertet. Electronic COC strebt wirtschaftlich angemessene Verfahren für Erkennung, Bewertung, Eindämmung, Behebung und Kommunikation an, soweit dies angemessen ist. Diese Erklärung begründet keine garantierten Reaktionszeiten, sofern sie nicht separat schriftlich vereinbart wurden.

13. Begrenzung der Verpflichtungen

Keine Plattform kann absolute Sicherheit oder die Verhinderung aller Cybervorfälle, Ausfälle Dritter oder unbefugten Aktivitäten garantieren. Die Verpflichtungen von Electronic COC beruhen auf wirtschaftlich angemessenen Bemühungen und unterliegen den Grenzen, Ausschlüssen und Verantwortlichkeiten der anwendbaren Vereinbarungen.

14. Kontaktinformationen

Fragen zur Datenverarbeitung können an info@electroniccoc.eu gesendet werden. Vertragliche Mitteilungen, Datenschutzanfragen und kundenspezifische Verarbeitungsanweisungen können zusätzliche formelle Kanäle erfordern, die in der jeweiligen Vereinbarung definiert sind.