Impegno sul trattamento dei dati

1. Introduzione

Electronic COC tratta informazioni solo per supportare i workflow eCoC operativi concordati, l’accesso alla piattaforma, il supporto clienti, la sicurezza, l’erogazione del servizio e la relativa amministrazione aziendale. Questo impegno illustra la posizione generale sul trattamento dei dati operativi gestiti nella piattaforma.

2. Ambito del trattamento dei dati

La piattaforma può trattare le informazioni necessarie per gestire ambienti di preparazione eCoC e coordinamento dei workflow. L’ambito esatto dipende dalla configurazione del cliente, dalle integrazioni e dal caso d’uso operativo concordato.

• Informazioni account e informazioni utente
• Informazioni veicolo e riferimenti di approvazione
• Informazioni relative a eCoC, file XML e file VECTO
• Dati di workflow operativo e documenti caricati
• Informazioni relative alle integrazioni provenienti da sistemi ERP, connessioni API o altre fonti approvate dal cliente

3. Principi di trattamento

Electronic COC applica pratiche di trattamento commercialmente ragionevoli basate su liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità, minimizzazione dei dati, integrità e riservatezza. Il trattamento è destinato a restare limitato alle finalità necessarie per fornire e proteggere la piattaforma e i servizi correlati.

4. Titolarità dei dati del cliente

I dati operativi del cliente restano di proprietà e sotto il controllo del cliente o del soggetto legalmente responsabile di tali informazioni. Electronic COC non rivendica alcuna titolarità sui dati operativi del cliente e riceve solo i diritti limitati necessari per fornire, proteggere, mantenere e supportare i servizi.

5. Impegno di riservatezza

Le informazioni relative ai veicoli, alle approvazioni, ai dati tecnici, ai workflow operativi e ai documenti caricati sono trattate come informazioni riservate del cliente. L’accesso è destinato a seguire il principio del need-to-know e controlli operativi basati sui ruoli.

6. Misure di sicurezza

Electronic COC applica misure di sicurezza e salvaguardie operative adeguate al contesto della piattaforma. Tali misure possono includere controlli di accesso, autorizzazioni basate sui ruoli, monitoraggio, pratiche operative sicure e procedure di modifica controllate. Questa pagina non descrive in dettaglio l’architettura infrastrutturale.

7. Servizi di terze parti

I workflow del cliente possono coinvolgere sistemi o fornitori terzi come EUCARIS, ambienti NAP, fornitori eIDAS, sistemi ERP, integrazioni API, fornitori infrastrutturali o altri strumenti selezionati dal cliente. Electronic COC è responsabile solo dei propri servizi e delle attività di trattamento concordate, non di sistemi o decisioni indipendenti di terzi.

8. Trasferimenti internazionali

Gli eventuali requisiti per i trasferimenti internazionali devono essere definiti nel relativo accordo di trattamento dei dati, modulo d’ordine o documentazione specifica del cliente. Quando richiesto, meccanismi di trasferimento adeguati o garanzie contrattuali devono essere documentati prima dell’avvio del trattamento in produzione.

9. Principi di conservazione

I dati operativi sono conservati solo per il tempo ragionevolmente necessario al servizio concordato, agli obblighi legali, alla sicurezza, alla verificabilità, al supporto, alla continuità o alle istruzioni del cliente. Periodi specifici di conservazione devono essere definiti negli accordi firmati o nelle istruzioni operative quando richiesto.

10. Responsabilità del cliente

I clienti restano responsabili delle informazioni caricate, dell’esattezza delle informazioni, dei diritti leciti di trattamento, degli obblighi regolamentari e dell’autorizzazione interna degli utenti. Electronic COC non verifica autonomamente la correttezza regolamentare, la validità delle approvazioni, la correttezza XML, la correttezza dei dati VECTO importati o l’accuratezza dei documenti caricati.

11. Cooperazione regolamentare

Quando legalmente richiesto e commercialmente ragionevole, Electronic COC può supportare richieste di cooperazione del cliente relative a trattamento dei dati, sicurezza o registrazioni operative. Ambito, tempi e formato della cooperazione possono dipendere dall’accordo applicabile, dalla base giuridica, dal tipo di richiesta e dalla fattibilità tecnica.

12. Gestione degli incidenti

Potenziali incidenti di sicurezza o relativi ai dati sono valutati in base alla loro natura, portata e impatto. Electronic COC mira a utilizzare procedure commercialmente ragionevoli per rilevazione, valutazione, contenimento, rimedio e comunicazione ove appropriato. Questo impegno non crea tempi di risposta garantiti salvo diverso accordo scritto separato.

13. Limitazione degli impegni

Nessuna piattaforma può fornire una garanzia assoluta di sicurezza o garantire la prevenzione di tutti gli incidenti cyber, guasti di terze parti o attività non autorizzate. Gli impegni di Electronic COC si basano su sforzi commercialmente ragionevoli e sono soggetti ai limiti, esclusioni e responsabilità definiti negli accordi applicabili.

14. Informazioni di contatto

Le domande sul trattamento dei dati possono essere inviate a info@electroniccoc.eu. Comunicazioni contrattuali, richieste in materia di protezione dei dati e istruzioni di trattamento specifiche del cliente possono richiedere ulteriori canali formali definiti nell’accordo applicabile.