Compromiso de tratamiento de datos

1. Introducción

Electronic COC trata información únicamente para apoyar los workflows eCoC operativos acordados, el acceso a la plataforma, el soporte al cliente, la seguridad, la prestación del servicio y la administración empresarial relacionada. Este compromiso explica la posición general de tratamiento aplicable a los datos operativos gestionados dentro de la plataforma.

2. Alcance del tratamiento de datos

La plataforma puede tratar la información necesaria para operar entornos de preparación eCoC y coordinación de workflows. El alcance exacto depende de la configuración del cliente, las integraciones y el caso de uso operativo acordado.

• Información de cuenta e información de usuario
• Información del vehículo y referencias de aprobación
• Información relacionada con eCoC, archivos XML y archivos VECTO
• Datos de workflow operativo y documentos cargados
• Información relacionada con integraciones procedente de sistemas ERP, conexiones API u otras fuentes aprobadas por el cliente

3. Principios de tratamiento

Electronic COC aplica prácticas de tratamiento comercialmente razonables basadas en licitud, equidad, transparencia, limitación de la finalidad, minimización de datos, integridad y confidencialidad. El tratamiento está destinado a limitarse a las finalidades necesarias para prestar y proteger la plataforma y los servicios relacionados.

4. Titularidad de los datos del cliente

Los datos operativos del cliente siguen siendo propiedad y están bajo el control del cliente o de la parte legalmente responsable de esa información. Electronic COC no reclama titularidad sobre los datos operativos del cliente y recibe únicamente los derechos limitados necesarios para prestar, proteger, mantener y dar soporte a los servicios.

5. Compromiso de confidencialidad

La información relacionada con vehículos, aprobaciones, datos técnicos, workflows operativos y documentos cargados se trata como información confidencial del cliente. El acceso está previsto conforme al principio de necesidad de conocer y a controles operativos basados en roles.

6. Medidas de seguridad

Electronic COC aplica medidas de seguridad y salvaguardas operativas adecuadas al contexto de la plataforma. Estas medidas pueden incluir controles de acceso, permisos por rol, monitorización, prácticas operativas seguras y procedimientos controlados de cambio. Esta página no describe la arquitectura de infraestructura en detalle.

7. Servicios de terceros

Los workflows del cliente pueden implicar sistemas o proveedores terceros como EUCARIS, entornos NAP, proveedores eIDAS, sistemas ERP, integraciones API, proveedores de infraestructura u otras herramientas seleccionadas por el cliente. Electronic COC solo es responsable de sus propios servicios y actividades de tratamiento acordadas, no de sistemas o decisiones independientes de terceros.

8. Transferencias internacionales

Los requisitos de transferencias internacionales, si proceden, deben definirse en el acuerdo de tratamiento de datos, formulario de pedido o documentación específica del cliente. Cuando sea necesario, los mecanismos de transferencia adecuados o las garantías contractuales deben documentarse antes de iniciar el tratamiento en producción.

9. Principios de conservación

Los datos operativos se conservan únicamente durante el tiempo razonablemente necesario para el servicio acordado, obligaciones legales, seguridad, auditabilidad, soporte, continuidad o instrucciones del cliente. Los períodos concretos de conservación deben definirse en acuerdos firmados o instrucciones operativas cuando sea necesario.

10. Responsabilidades del cliente

Los clientes siguen siendo responsables de la información cargada, su exactitud, los derechos lícitos de tratamiento, las obligaciones regulatorias y la autorización interna de usuarios. Electronic COC no verifica de forma independiente la corrección regulatoria, la validez de aprobaciones, la corrección XML, la corrección de datos VECTO importados ni la exactitud de documentos cargados.

11. Cooperación regulatoria

Cuando sea legalmente obligatorio y comercialmente razonable, Electronic COC puede apoyar solicitudes de cooperación del cliente relacionadas con tratamiento de datos, seguridad o registros operativos. El alcance, plazo y formato de la cooperación pueden depender del acuerdo aplicable, la base jurídica, el tipo de solicitud y la viabilidad técnica.

12. Gestión de incidentes

Los posibles incidentes de seguridad o datos se evalúan según su naturaleza, alcance e impacto. Electronic COC procura utilizar procedimientos comercialmente razonables de detección, evaluación, contención, remediación y comunicación cuando corresponda. Este compromiso no crea tiempos de respuesta garantizados salvo acuerdo escrito independiente.

13. Limitación de compromisos

Ninguna plataforma puede ofrecer una garantía absoluta de seguridad ni garantizar la prevención de todos los incidentes cibernéticos, fallos de terceros o actividades no autorizadas. Los compromisos de Electronic COC se basan en esfuerzos comercialmente razonables y están sujetos a los límites, exclusiones y responsabilidades definidos en los acuerdos aplicables.

14. Información de contacto

Las preguntas sobre tratamiento de datos pueden enviarse a info@electroniccoc.eu. Las notificaciones contractuales, solicitudes de protección de datos e instrucciones de tratamiento específicas del cliente pueden requerir canales formales adicionales definidos en el acuerdo aplicable.